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Lo que está sucediendo
Para ayudar a las organizaciones, particularmente aquellas en la industria de servicios financieros, a cumplir con estrictos requisitos regulatorios de archivo, hoy presentamos Google Meet Compliance Recording, una nueva característica que los administradores pueden habilitar para grabar automáticamente reuniones y capturar transcripciones para usuarios o grupos específicos que requieren monitoreo regulatorio por parte de una organización registrada. Esta característica ayuda a las empresas financieras a cumplir con las reglas de supervisión y retención de comunicaciones exigidas por la SEC, FINRA y la CFTC. Permite a las empresas retener, monitorear y almacenar comunicaciones digitales en el formato requerido para cumplir con regulaciones específicas como la Regla FINRA 3170 y CFTC 17 CFR 1.31. Esta solución también se puede utilizar para otras aplicaciones, incluidos otros regímenes de cumplimiento de servicios financieros globales (MIFID, etc.) y para requisitos reglamentarios en otras industrias como la atención médica, el sector público y más. Esta solución está disponible como parte del complemento Assured Controls.
En este artículo, nos referiremos a los usuarios que se benefician de la solución como “usuarios regulados”. Esto puede incluir a cualquier persona que necesite ser monitoreada para cumplir con los requisitos reglamentarios; corredores/comerciantes registrados, funcionarios de cumplimiento, empleados más amplios que se comunican con los grupos anteriores y más.
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| Nueva función de grabación de cumplimiento de Google Meet |
Por qué esto importa
- Cumplir con los requisitos reglamentarios: Cuando la grabación de cumplimiento está activada para un usuario regulado, sus reuniones de Meet se graban automáticamente y se capturan las transcripciones. Tanto las grabaciones como las transcripciones se almacenan en un depósito de Google Cloud Storage (GCS) compatible con WORM (escribir una vez, leer muchas) con políticas de retención adecuadas, lo que garantiza registros inmutables para el archivo regulatorio.
- Habilitar funciones de colaboración: Históricamente, las entidades reguladas tenían que desactivar varias funciones de colaboración valiosas en Meet (como el chat y el uso compartido de pantalla) para cumplir con las reglas de la SEC. Este nuevo marco resuelve esto al crear automáticamente registros inalterables de la grabación y la transcripción cuando un usuario regulado se une a una llamada, preservando la experiencia estándar de Meet para ambos participantes con la función activada o desactivada.
- Experiencia de usuario: Todos los participantes de la llamada tendrán una experiencia ininterrumpida, con la seguridad de que las comunicaciones de los usuarios regulados se archivarán automáticamente para fines regulatorios.
Cómo funciona el registro de cumplimiento
La grabación de cumplimiento es automática y los participantes no pueden desactivarla una vez que comienza la grabación.
- Visibilidad: Todos los participantes de la reunión verán una insignia de Cumplimiento cuando un usuario regulado esté presente. Esta insignia no se puede desactivar. También se muestra una notificación en la pantalla previa a la reunión en la web y cuando comienza la grabación.
- Almacenamiento y uso compartido: Las grabaciones y transcripciones no se comparten automáticamente con los asistentes, no se adjuntan a los eventos de Google Calendar ni se envían mediante notificaciones por correo electrónico a los usuarios. Son únicamente para archivado de cumplimiento.
- Limitaciones:
- Los usuarios no pueden acceder a estas grabaciones de cumplimiento; deben grabar la reunión ellos mismos si quieren una copia personal.
- Al igual que con las grabaciones de Meet existentes, las grabaciones de cumplimiento están limitadas a un máximo de 8 horas, después de las cuales los usuarios regulados pueden ser eliminados de la reunión.
- La grabación no capturará contenido en las salas de reuniones cuando usuarios regulados se unan a ellas.
- Opciones de audio/vídeo: Los administradores pueden optar por grabar solo audio o audio y video.
Empezando
- Administradores: La configuración de grabación de cumplimiento está desactivada de forma predeterminada. Esta configuración se puede aplicar a nivel de unidad organizativa (OU) o de grupo de configuración para dirigirse solo a sus usuarios regulados. Esta característica está vinculada a la licencia, por lo que solo los usuarios con una licencia complementaria elegible estarán sujetos a estas medidas.
- Usuarios finales: No se requiere ninguna acción para los usuarios finales. El proceso de grabación y transcripción para cumplimiento es automático y transparente para el usuario, excepto la notificación durante la reunión y la insignia de Cumplimiento permanente.
Ritmo de lanzamiento
Disponibilidad
- Disponible para usuarios con la licencia complementaria Assured Controls o Assured Controls Plus de Google Workspace
Recursos
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