Ayudamos a las pequeñas empresas a proteger su mayor activo: sus datos

Los empresarios de todo el mundo se enfrentan una serie de desafíos (desde atraer y retener talento en un mercado laboral limitado hasta cambios en las normas del área de trabajo) que hacen que sea fundamental disponer de las últimas herramientas en cualquier dispositivo para ser competitivo. Ser más eficaz puede darte más tiempo para hacer lo que mejor sabes hacer y para centrarte en clientes y empleados. Ahí es donde entran en juego las herramientas y la tecnología adecuadas. Para asegurarte de competir por el talento, tener las últimas herramientas y permitir la capacidad de trabajar desde cualquier lugar, debes proteger tus datos de nuevas formas frente a un panorama cada vez más lleno de amenazas.

El soporte técnico para Windows 7 finalizará el 14 de enero de 2020, y para Office 2010 poco después, por lo que es fundamental que te asegures de tener no solo la experiencia más productiva, sino también la más segura. En un dispositivo moderno, Microsoft 365 Empresa, que incluye Office 365, Windows 10 y las características de seguridad más recientes, puede garantizar tu protección dondequiera que estés.

En esta semana nacional de la pequeña empresa, rendimos homenaje a las pequeñas empresas que usan Microsoft 365 Empresa para crecer, competir y ofrecer una excelente experiencia del cliente a la vez que hacen un gran trabajo de forma colaborativa y segura. Hoy quiero compartir tres casos de clientes que nos inspiraron y presentarte una oferta para que puedas comenzar tu propia transformación: 15 por ciento de descuento en una suscripción anual a Office 365 Empresa Premium, disponible desde el 5 hasta el 11 de mayo de 2019 en EE. UU.

The PUR Company

En 2010, Jay Klein, el fundador y director ejecutivo de The PUR Company, iba de puerta en puerta con la mentalidad de “hacer campaña” para difundir la noticia de que PUR había desarrollado un chicle sin aspartamo. Estos fueron los humildes comienzos que impulsaron a una empresa que hoy puede reportar ventas en más de 50 países y 50 000 comercios minoristas. A pesar de este impacto global, la empresa aún tiene mucho que hacer; ahora cuenta con 65 empleados repartidos en Canadá, EE. UU. y Europa.

A medida que creció la empresa, también aumentaron las preocupaciones sobre la seguridad de los datos, la colaboración remota y la administración de dispositivos móviles. PUR eligió Microsoft 365 para que le ayudase a seguir el ritmo de su rápido crecimiento y de su éxito impulsado por las golosinas.

A raíz de su crecimiento, se enfrentó a la realidad de la incorporación y retención de empleados. Comenzaron a surgir amenazas de seguridad como la suplantación de identidad (phishing) y otros actos malintencionados. Los empleados que estaban en continentes diferentes necesitaban canales de colaboración y comunicación más seguros, inmediatos y de confianza. Necesitaban una solución que no precisara mantenimiento in situ, que pudiera crecer al ritmo de su empresa y que ofreciera las capacidades de colaboración, movilidad y seguridad (listas para su uso) que requerían los empleados. PUR encontró la respuesta a todas estas necesidades en Microsoft 365.

Ahora los empleados usan las funcionalidades de chat persistente y de uso compartido de documentos de Teams para mejorar la colaboración. Además, debido al creciente uso de dispositivos móviles por parte de la empresa, las capacidades flexibles de administración de dispositivos y aplicaciones son más importantes que nunca. PUR usa Intune para conceder o eliminar el acceso desde dispositivos móviles a los datos de la empresa, para ayudar a que estos dispositivos cumplan los protocolos de seguridad de la empresa y para administrar las aplicaciones móviles que usan los empleados. Al adoptar Intune, PUR también ha reducido el tiempo de configuración de los dispositivos de los nuevos empleados, de todo un día de trabajo a menos de una hora.

A pesar de que las mejoras que ha realizado The PUR Company en comunicación, seguridad, movilidad e información han sido considerables, Cerys Cook, vicepresidente de talento y cultura de PUR, ve el impacto humano como el mayor logro de la empresa. “Desde el punto de vista de la calidad de vida y desde la perspectiva empresarial de las tasas de retención de los empleados, sabemos que nuestros empleados sienten que ahora forman más parte del equipo, como si fueran una familia”, dice Cook. “Eso es muy importante para nosotros”.

Meals on Wheels

Si tú o alguien a quien quieres habéis tenido alguna vez movilidad reducida, sabrás lo incapacitante que puede ser. Meals on Wheels es una organización sin ánimo de lucro cuyo objetivo no solo es ofrecer comida, sino también contacto humano a aquellos miembros de la sociedad que más lo necesitan.

Entregar alimentos calientes a los necesitados puede parecer algo sencillo, pero la simple misión de Meals on Wheels no tiene nada que ver con las complejidades inherentes: variaciones diarias en el número de voluntarios, una clientela en constante cambio y una gran cantidad de personas necesitadas.

Además de administrar una lista de 2000 voluntarios y sus horarios únicos, para maximizar la eficacia, Meals on Wheels del condado de Greenville recibe habitualmente datos confidenciales de varias fuentes, los cuales incluyen información sobre los pagos de los donantes y diagnósticos de clientes. Una de sus máximas prioridades era garantizar el acceso a estos datos y, al mismo tiempo, tomar medidas para proteger la información personal.

Para abordar la imperiosa necesidad de optimizar primero las entregas, Meals on Wheels adoptó tanto Microsoft Teams como Microsoft SharePoint. Teams permite que los voluntarios y los empleados se comuniquen a través de llamadas de voz, vídeo o chat desde cualquier lugar. Ahora, es fácil abordar los cambios de ruta de última hora y hacer su seguimiento, y si un voluntario se pierde o se olvida de su ruta, puede pedir ayuda rápidamente o revisar los registros del día.

Con sus nuevas capacidades de colaboración definidas, Meals on Wheels del condado de Greenville centró su atención en un ámbito igualmente importante: la seguridad. La organización estaba especialmente interesada en la administración de los dispositivos móviles. Cada uno de los voluntarios que trabaja con Meals on Wheels necesitaba tener acceso a información confidencial de los clientes para realizar sus entregas, por lo que un solo dispositivo perdido o extraviado podía exponer potencialmente los datos personales de cientos de personas vulnerables recluidas en sus hogares.

Afortunadamente, Microsoft 365 incluye potentes capacidades de administración de dispositivos móviles, incluida la opción de eliminar el acceso de un usuario a información confidencial hasta que aparezca su dispositivo. De esta manera, independientemente de dónde acabe un dispositivo perdido, la información confidencial sigue estando altamente protegida.

John’s Crazy Socks

Tanto si te gustan los perros Corgi como los juegos de palabras o Edgar Allen Poe, encontrarás calcetines de colores acordes con tus intereses en John’s Crazy Socks, una pequeña empresa que envió 43 000 pedidos a 44 países en su primer año. No importa si los clientes eligen calcetines que brillan en la oscuridad, que tienen pelos de trol que se pueden peinar, o que crean conciencia sobre discapacidades como el autismo o el síndrome de Down, si el pedido llega antes de las 15:00, los “manipuladores de calcetines” de la empresa lo envían el mismo día.

La administración de grandes fluctuaciones en el negocio y la venta de bolsas Monday Madness Mystery Bags con calcetines seleccionados al azar no son sus únicas consideraciones empresariales. La empresa necesitaba nuevas herramientas para administrar datos empresariales y para ayudar a su personal en aumento a mantenerse conectado (John’s Crazy Socks pasó de tener cuatro empleados a 35 en 10 meses). Muchos empleados trabajaban a tiempo parcial para evitar perder las prestaciones por discapacidad y no tenían acceso a equipos PC fuera del trabajo; la mayoría nunca antes había tenido una dirección de correo electrónico. La coordinación de turnos y el intercambio de información sobre eventos con familiares y tutores se realizaban por teléfono o mediante documentos impresos.

Algunos empleados usan funcionalidades básicas como el correo electrónico y el almacenamiento y el uso compartido de archivos, y otros utilizan más características de colaboración como Skype Empresarial y Teams. Para ellos, productividad y colaboración también significan seguridad. Las personas no necesitan recordar diferentes nombres de usuario y contraseñas para iniciar sesión en las aplicaciones que usan cada día. “OneDrive funciona a la perfección con las aplicaciones de Office que usamos todos los días y está incluido en nuestra suscripción, por lo que es más cómodo y más rentable que usar una solución de terceros”, dice el cofundador Mark Cronin.

Trabaja como una pequeña empresa

Estas historias despiertan mi entusiasmo por lo que podemos lograr todos cuando tenemos las herramientas más productivas y seguras. ¿Quieres obtener más información sobre las tendencias empresariales y sobre algunos de los mejores dispositivos nuevos en el mercado para pequeñas empresas? Mira el nuevo segmento de Café con América para la semana nacional de la pequeña empresa.