El reto de las universidades en la era digital
Las universidades reciben miles de consultas cada año: estudiantes preguntando por carreras, requisitos, becas e inscripciones. El equipo de admisiones suele estar desbordado, y responder de manera rápida y personalizada a cada interesado se convierte en un gran desafío.
Ese era el caso de una universidad privada en Latinoamérica que buscaba mejorar la experiencia de sus aspirantes sin perder la cercanía humana que caracteriza a su institución. El problema era claro: demasiadas consultas repetitivas, procesos manuales y falta de integración con su CRM.
Caso real: una universidad que transformó su proceso de admisiones
“El volumen de consultas que recibíamos nos superaba. Hoy, gracias a Cliengo, podemos dar información clara sobre cada carrera y acompañar a los estudiantes hasta la pre-matriculación. Lo mejor es que todo fluye en nuestro CRM, sin cambiar la forma en que trabajábamos.”
— Marcela, Directora de Admisiones.
El desafío
- Miles de consultas sobre carreras, becas y requisitos que saturaban al equipo.
- Procesos manuales que retrasaban la pre-matriculación.
- Necesidad de integrarse con el CRM existente para no duplicar esfuerzos.
La solución con un Asistente de Admisiones con IA
Con la implementación de un chatbot educativo especializado en admisiones, la universidad logró:
- Entregar información inmediata sobre carreras según el interés de cada aspirante.
- Avanzar en el proceso de pre-matriculación recopilando datos clave y validando requisitos.
- Resolver consultas frecuentes automáticamente (horarios, becas, requisitos de ingreso).
- Derivar a un agente humano en casos complejos, garantizando cercanía y personalización.
- Integrarse al CRM existente, centralizando toda la información y evitando duplicar tareas.
Resultados obtenidos
- 73% de las consultas resueltas automáticamente por el asistente de Cliengo.
- Reducción del 50% en tiempos de respuesta, mejorando la experiencia de los aspirantes.
- Aumento del 35% en pre-matriculaciones, gracias a un proceso más ágil y sin interrupciones.
- Visibilidad completa del embudo de admisiones con datos integrados en el CRM.
Oportunidades adicionales para universidades
Además de agilizar admisiones, el chatbot con IA para universidades abre la puerta a nuevas aplicaciones:
- Atención a estudiantes actuales con información administrativa.
- Encuestas de satisfacción de alumnos en distintas carreras.
- Difusión de eventos y charlas informativas mediante campañas automatizadas.
Conclusión: IA para transformar la experiencia del estudiante
Con Cliengo, esta universidad no solo resolvió un cuello de botella en admisiones, sino que logró transformar la experiencia del estudiante desde el primer contacto hasta el inicio de clases.
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