El trabajo híbrido ya está aquí. ¿Estás listo?

En Microsoft, creemos que el trabajo híbrido es el futuro. En adelante, cada organización necesitará un nuevo modelo operativo para el trabajo híbrido: uno que no se base en normas antiguas, como la jornada laboral de 8 horas de 9 a 5. Las expectativas de los empleados han cambiado para bien: más del 80 por ciento de los administradores señalan que esperan directivas de trabajo desde casa más flexibles después de la pandemia y más del 70 por ciento de los empleados dicen que planean sacar provecho de estas. Para competir en este nuevo mundo, los líderes necesitan adoptar flexibilidad extrema sobre cuándo, dónde y cómo trabajan las personas.

Todos los clientes con los que hablo desean proporcionar herramientas a las personas para un mundo de trabajo dinámico, fluido y con tecnología de la nube. Desean encontrar maneras para que las personas trabajen desde cualquier lugar y a cualquier hora, con soluciones que permitan una colaboración sincrónica y asincrónica. Y es un cambio de “toda la organización”. Desde los departamentos de TI hasta los de RR. HH., operaciones, marketing y fabricación, se trata de una conversación que requiere que los líderes de toda la organización se reúnan para reinventar el trabajo. 

Como estudiantes del nuevo mundo de trabajo, hemos estado experimentando y compartiendo lo que aprendemos a medida que el trabajo evoluciona. Hoy quiero compartir nuestro enfoque para capacitar a los empleados de todo el mundo para un mundo de trabajo flexible. Es una estrategia de tres partes: En primer lugar, crea una directiva que capacite a las personas para lograr una flexibilidad extrema. En segundo lugar, reinventa los espacios físicos. Y en tercer lugar, invierte en tecnologías que conecten a las personas desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Echemos un vistazo a cada una.

Crear una directiva que capacite a las personas para lograr una flexibilidad extrema

Las decisiones que tomes hoy afectarán a tu organización en los años venideros. Es un momento que requiere una visión clara. Necesitas un plan y directivas que te coloquen en el camino hacia la flexibilidad extrema. Estas decisiones afectarán a todo: desde cómo moldeas la cultura hasta cómo atraes y conservas talento y cómo respondes a los cambios en el entorno para la futura innovación.

Muchas organizaciones ya dieron un paso adelante con posiciones firmes en el trabajo flexible. Twitter declaró que sus empleados podían trabajar de forma remota “para siempre”. Dropbox anunció que básicamente eliminará el espacio de oficina para concentrarse en el trabajo y transformará las ubicaciones físicas para encargarse de las reuniones y la colaboración. Spotify espera atraer talento con salarios del nivel de Nueva York y San Francisco para los empleados que trabajan de forma remota desde cualquier lugar del mundo. Y en Microsoft, los empleados ahora pueden trabajar desde casa hasta el 50 por ciento del tiempo. 

Para capacitar a las personas para lograr una flexibilidad extrema se empieza respondiendo a unas preguntas cruciales: ¿Quién podrá trabajar de forma remota? ¿Quién necesitará ir a la oficina y durante cuánto tiempo? Cuando las personas necesiten concentrarse en el trabajo, ¿dónde lo harán? ¿Qué sucederá con el trabajo colaborativo? Y en un mundo donde la interrupción continua forme parte de la nueva normalidad (con desastres naturales, eventos geopolíticos y crisis sanitarias globales), tienes que estar preparado para responder a cambios repentinos. Las nuevas directivas flexibles toman las respuestas a estas preguntas y las codifican para ofrecer claridad y orientación a los empleados a medida que experimentan estas situaciones. 

Reinventar los espacios físicos

Una vez que hayas determinado tus directivas para lograr una flexibilidad extrema, úsalas para guiar tu enfoque sobre el espacio físico. De aquí en adelante, ya no dependeremos exclusivamente de los espacios físicos para colaborar, conectarnos y crear capital social. Pero el espacio seguirá siendo importante. Somos animales sociales y queremos reunirnos, intercambiar ideas con los demás y experimentar la energía de los eventos presenciales. En adelante, el espacio de oficina necesitará unir los mundos físico y digital, y satisfacer las necesidades únicas de cada equipo, así como sus roles específicos.

Diseño con un objetivo

En Microsoft estamos encuestando a los empleados y analizando todo, desde las gráficas sociales hasta los patrones de tráfico de los empleados, a fin de comprender cómo preparar a los equipos con los espacios que necesitan, conscientes de que esas necesidades evolucionarán con el tiempo. Los equipos de ventas que necesitan ir a la oficina con poca frecuencia pueden usar un modelo de tipo hotel para reservar estaciones de trabajo por día o por hora, mientras que los equipos de ingeniería tal vez necesiten estaciones de trabajo y espacios de colaboración dedicados. Para acomodar a los trabajadores remotos, estamos explorando centros de colaboración externos. Como sabemos que la forma de trabajar seguirá evolucionando, estamos integrando la flexibilidad en cada espacio que diseñamos.

Conectar lo físico y lo digital

También es fundamental pensar en tender puentes entre las experiencias presenciales y remotas. Trabajar en colaboración cuando todos están en la oficina es bastante sencillo. Y en los últimos 12 meses, hemos entendido cómo completar tareas cuando todos están en casa. El desafío será ahora entender cómo llegar a un punto medio: cuando algunas personas están juntas físicamente y otras se unen virtualmente. 

La solución de vanguardia Salas de Microsoft Teams que existe en la actualidad incluye audio y vídeo de alta calidad para ayudar a que todos sean vistos y escuchados. Las cámaras de las salas de reuniones ofrecen secuencias de vídeo de alta definición y optimizan la vista enmarcando a las personas en la sala o siguiendo al orador activo. Los altavoces inteligentes identifican quién en la sala está hablando, y los nombres y perfiles individuales se representan en las transcripciones de las reuniones. Características como subtítulos en directo, transcripción en directo, levantar la mano, las reacciones y el chat ayudan a las personas a seguir y ofrecen oportunidades para hablar de manera no verbal o sin interrumpir al orador. Las pizarras digitales (accesible en la sala y en casa) fomentan la colaboración y la creación conjunta. Las personas in situ pueden dibujar directamente en una Surface Hub o en su propio smartphone o equipo portátil, y los participantes remotos pueden dibujar en el mismo lienzo digital compartido. Además, nuestras cámaras de captura inteligente pueden capturar, enfocar, cambiar de tamaño y mejorar las imágenes y el texto de la pizarra análoga, para que los participantes remotos puedan ver sesiones de lluvia de ideas en tiempo real, incluso cuando haya alguien delante de la pizarra.

Todo esto está disponible actualmente en Salas de Microsoft Teams, pero apenas estamos comenzando. Vemos un futuro no tan lejano donde las reuniones se volverán experiencias envolventes que nos permitan “estar ahí”, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Nuestra visión del futuro incluye cambios en los diseños de las salas de reuniones; la adición de varias pantallas crean vistas dinámicas de participantes, chat, pizarras, contenido y notas; y las mejoras en las tecnologías en la sala ayudan a los participantes remotos a seguir la reunión y participar en ella. 

Invertir en tecnologías que conecten a las personas desde cualquier lugar y en cualquier momento

Junto con los espacios físicos, tu plan para lograr la flexibilidad extrema debe incluir tecnología que permita el trabajo en equipo y cree una nueva experiencia del empleado digital que siga a tus empleados sin importar adónde vayan.

Cuando la pandemia obligó a todo el mundo a pasarse al trabajo remoto, la videoconferencia era la principal herramienta que la gente usaba para conectarse y mantener la actividad del trabajo. Unos meses después, las personas estaban participando en un 55 por ciento más de reuniones digitales, en comparación con la época anterior a la COVID-19, y todos sentimos el estrés y el agotamiento relacionados. Las videoconferencias siempre serán importantes, pero solo es una herramienta y no proporciona la infraestructura de colaboración y comunicación que se necesita para impulsar el trabajo híbrido. Microsoft Teams es la única solución que combina reuniones, chat, llamadas y colaboración en un solo lugar: todo integrado con las aplicaciones de Office y las herramientas de automatización de procesos empresariales. Además, abre la colaboración entre los trabajadores del conocimiento y los trabajadores de primera línea, y combina el trabajo sincrónico y asincrónico de forma natural. Es la única aplicación que hace todo eso y que proporciona una capa de organización que permite el flujo de trabajo en toda la organización. 

En el último año, hemos presentado más de 100 nuevas características en Teams, todas con la flexibilidad extrema en mente. Y hay muchas más en camino. Pero necesitamos ir más allá para admitir los nuevos patrones emergentes de trabajo distribuido. Microsoft Viva es la primera plataforma de experiencia del empleado integrada que se diseñó para el trabajo híbrido. En conjunto, Teams y Viva ofrecen una plataforma tecnológica que conectará a tu gente y la ayudará a navegar en la nueva realidad.

El trabajo está evolucionando rápidamente y no habrá vuelta atrás a nuestro mundo anterior a la pandemia. A medida que se empiecen a aplicar las vacunas en todo el mundo, los líderes empresariales de todas partes necesitarán un plan para el nuevo modelo operativo: flexibilidad extrema. Si bien seguimos aprendiendo, queda claro que cada organización necesitará tres cosas: nuevas directivas, espacios físicos reconfigurados y tecnología que vincule todo esto. Hay desafíos por delante, pero somos optimistas sobre la creación de un futuro que capacite a las personas para poder conectarse desde cualquier lugar y en cualquier momento, y poder dar lo mejor de sí cada día.