IA de contenido integrada en el flujo de trabajo

Las empresas funcionan con contenido: propuestas, contratos, facturas, diseños, planos, documentos legales, imágenes, vídeos de formación, etc. Según IDC, en 2025 habrá más de 130 000 millones de terabytes de contenido.¹ Este contenido a menudo está sin estructurar, bloqueado en repositorios aislados o, aún peor, en papel en algún almacén. La mezcla de procesos y sistemas desconectados deja brechas en la clasificación y la organización. Esto hace que sea aún más difícil utilizar contenido a gran escala de manera eficaz. Las tendencias emergentes del trabajo digital han cambiado los límites y las fronteras del lugar de trabajo. Como resultado, aumentan las necesidades de seguridad y cumplimiento mientras se accede al contenido desde más lugares que nunca. Hoy día, las organizaciones gastan 46 000 millones de USD al año para almacenar y administrar contenido², y el tiempo dedicado a buscar el contenido adecuado puede afectar a la productividad entre un 11 y un 14 por ciento.³

El almacenamiento por sí solo no es la respuesta. Necesitamos una nueva categoría de soluciones de tecnología denominada IA de contenido. La IA de contenido utiliza avances en la nube y la IA para transformar el modo en que se crea, procesa y descubre el contenido, lo que sirve para proporcionar más herramientas a las personas y automatizar los flujos de trabajo a gran escala. Se basa en plataformas de servicios de contenido en la nube y en el procesamiento de documentos inteligentes con flujos de trabajo con tecnología de IA que transforman el trabajo digital.

Microsoft Syntex

Es un honor que los clientes confíen a Microsoft su contenido colaborativo crítico. De media, cada día de trabajo, nuestros clientes agregan más de 1600 millones de documentos a Microsoft 365.

Hoy, en Microsoft Ignite, estamos orgullosos de lanzar Microsoft Syntex. Microsoft Syntex es una IA de contenido integrada en el flujo de trabajo. Da prioridad a las personas y ofrece contenido que se integra a la perfección con la colaboración y los flujos de trabajo, para que el contenido deje de ser un coste y se convierta en una ventaja. Syntex lee, etiqueta e indexa automáticamente grandes volúmenes de contenido y los conecta allí donde sea necesario, en búsquedas, en aplicaciones y como conocimiento reutilizable. Administra tu contenido en su ciclo de vida con una analítica sólida, seguridad y retención automatizada.

La IA de contenido con Syntex puede ayudarte tanto si estás centrado en las transacciones de los clientes, el procesamiento de facturas o la redacción de un contrato que requiere una firma, como si estás intentando entender la avalancha de contenidos no estructurados.

Vamos a ver cómo Syntex te ayuda a mejorar, administrar y conectar tu contenido a gran escala.

Mejorar

La IA sin código de Syntex mejora tu contenido para ayudarte a entender y estructurar la información, lo que simplifica tus flujos de trabajo empresariales. Tanto si trabajas con contenido altamente estructurado como los formularios o con contenido con mucho texto como los contratos, puedes crear modelos que entiendan tu contenido como tú lo haces. Syntex amplía las capacidades de IA, por ejemplo, el resumen y las traducciones, a las aplicaciones de Microsoft 365 que ya utilizas, lo que te permite involucrarlas en el flujo de trabajo.

Procesamiento de documentos

Syntex te ayuda a entender, etiquetar y proteger la información, integrando la IA de Microsoft Azure, AI Builder y otros orígenes de Microsoft. Syntex da estructura a tu contenido, como parte de nuestro enfoque de procesamiento inteligente de documentos. Tu contenido puede clasificarse fácilmente, etiquetarse con datos extraídos y protegerse con etiquetas de confidencialidad y retención. Estas etiquetas y las etiquetas de taxonomía se integran en Temas Microsoft Viva, para convertir de manera fluida el contenido en conocimientos. El procesamiento de documentos ya está disponible.

Traducción

Con negocios que abarcan muchos países y culturas, Syntex te permite traducir contenido entre decenas de idiomas.

Resumen

Para que puedas centrarte en lo que es importante y requiere la realización de alguna acción, Syntex utiliza la IA para generar resúmenes de contenido para extraer los puntos clave, a petición o mediante reglas.

Ensamble de contenidos

Cuando estés preparado para crear un nuevo contrato, factura, carta u otro tipo de documento, Syntex puede ayudarte a generar automáticamente el documento con plantillas y metadatos mediante el ensamble de contenidos, que ya está disponible.

Procesamiento de imágenes, audio y vídeo

Las imágenes son uno de los tipos de archivos más comunes en Microsoft 365. Puedes procesar y etiquetar imágenes con casi 10 000 objetos reconocidos automáticamente “listos para usar”. Podrás extraer texto automáticamente de las imágenes en SharePoint y Exchange utilizando el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para optimizar las búsquedas y el cumplimiento.

Los medios digitales son una parte muy importante del contenido moderno, motivo por el que estamos ofreciendo la transcripción de audio y vídeo como parte de Syntex. La extracción de texto del audio, especialmente en las reuniones, es fundamental para las búsquedas y el cumplimiento, y estamos aprovechando las innovaciones de Microsoft Stream para generar automáticamente transcripciones de vídeo de veintiocho idiomas y configuraciones regionales diferentes.

Conectar

Syntex está diseñado para conectar tu contenido, así como para ayudarte a descubrir y reutilizar contenido gracias a la búsqueda con tecnología de IA, la firma electrónica y la integración en los flujos de trabajo empresariales, por ejemplo, para la administración de facturas y contratos.

Firma electrónica

Enriquecer el contenido es un factor fundamental para ayudarte a descubrirlo y reutilizarlo en aplicaciones y procesos empresariales. Una de las transacciones de contenido que más está creciendo es la firma electrónica. Puedes enviar solicitudes de firma electrónica utilizando Syntex, Adobe Acrobat Sign, DocuSign o cualquier otra solución de partner de firma electrónica, y tu contenido permanecerá en Microsoft 365 mientras se está revisando y firmando.

Buscar

Syntex también incorpora la potencia de la Búsqueda de Microsoft en la IA de contenido. Como parte de Syntex, la Búsqueda de Microsoft es aún más eficaz, gracias a los innovadores modelos de aprendizaje profundo que engloban comprensión semántica, preguntas y respuestas, y procesamiento del lenguaje natural para ayudarte a descubrir información de manera intuitiva.

Estas nuevas inversiones en Búsqueda de Microsoft con Syntex estarán disponibles en 2023 e incluyen:

• Consultas de lenguaje natural que permiten hacer preguntas específicas como “Muéstrame las presentaciones de ventas en California del último año para Contoso Electronics”.
• La búsqueda semántica permite buscar por concepto, en lugar de por palabra clave, lo que mejora la relevancia. 
• Employees May Ask permite ampliar tu búsqueda y explorar las respuestas a preguntas relacionadas, aprovechando la IA de Microsoft que genera automáticamente pares de pregunta y respuesta.

Syntex se basa en la Búsqueda de Microsoft para ofrecer formas mejoradas de consultar, modelar y descubrir el contenido y los datos incorporados en los archivos. Puedes utilizar consultas de contenido basadas en formularios para volver fácilmente a cualquier documento específico. El próximo año, Syntex permitirá guardar, compartir y administrar consultas para ti y tus equipos.

Anotación

Puedes utilizar anotaciones como, por ejemplo, entradas de lápiz, notas, redacciones, sellos y comentarios, o cualquier contenido (no solo de documentos de Office) sin necesidad de modificar los archivos originales, para que puedas conservar los registros originales de procesos empresariales críticos.

Procesador de reglas de contenido

El procesador de contenido de Syntex permite crear reglas simples para desencadenar la siguiente acción, ya sea una transacción, una alerta o un flujo de trabajo, o simplemente archivar el contenido en las carpetas y bibliotecas correctas.

Aceleradores y plantillas

Por último, Syntex también proporciona una gama cada vez mayor de aceleradores de soluciones para escenarios y patrones comunes a los que se enfrenta cualquier organización. Actualmente, puedes utilizar nuestro acelerador de soluciones para la administración de contratos, y anunciamos una nueva solución de cuentas por pagar para finales de este año.

También estamos invirtiendo en nuevas formas de convertir tus bibliotecas, sitios y procesos en plantillas reutilizables para desplegarlas en Microsoft Teams y SharePoint en tu entorno o en varios inquilinos.

Integraciones

Los servicios de Syntex ofrecen nuevas formas de crear procesos y aplicaciones centrados en el contenido. Muchos servicios de Syntex, por ejemplo, el ensamble de contenidos y los modelos de procesamiento de documentos estructurados, se acoplan perfectamente con Microsoft Power Automate y Microsoft Power Platform. Syntex también permite utilizar modelos de AI Builder para el procesamiento de documentos estructurados y de forma libre, junto con modelos de documentos no estructurados.

Las aplicaciones de línea de negocio más críticas consumen y generan una gran cantidad de contenido. No obstante, con demasiada frecuencia, esos almacenes de contenido están aislados y desconectados de Microsoft 365. Gran parte del contenido empieza en Microsoft 365 (por ejemplo, las declaraciones de trabajo), pero una vez cargado en el sistema de contabilidad se desconecta de tu nube. ¿No sería mejor poder utilizar la plataforma de contenido que ya tienes?

El próximo año, desplegaremos nuevos complementos de integración de aplicaciones empresariales, para que puedas utilizar Microsoft 365 como el motor de contenido para los sistemas de línea de negocio críticos. Hoy día, todos estos sistemas funcionan con miles de contenidos, y generan otros tantos, pero para almacenarlos a menudo requieren un repositorio desconectado fuera de Microsoft 365, o incluso utilizar el costoso almacenamiento de base de datos del sistema de línea de negocio. Syntex permitirá utilizar Microsoft 365 como la plataforma de contenido para Dynamics 365 y muchas otras aplicaciones de línea de negocio críticas de terceros.

Administrar

Microsoft 365 ofrece almacenamiento altamente resistente y fiable, aunque incorporar cada vez más contenido en la nube requiere nuevas formas flexibles de administrarlo. Por ese motivo, Syntex ofrece herramientas para administrar el contenido, hacer copias de seguridad y restaurarlo. Es importante aprovechar al máximo el contenido guardándolo en Microsoft 365, pero también entendemos la necesidad de administrar los costes de almacenamiento y satisfacer las necesidades de archivado a largo plazo.

Copia de seguridad y restauración

Tanto si necesitas protección contra malware o copias de archivos conservados de un determinado punto en el tiempo, la copia de seguridad de Syntex puede ser muy útil. Conserva el estado de la nube (en Syntex, SharePoint, OneDrive y Exchange), para que puedas recuperar con facilidad información del último trimestre, el último mes o la última década, manteniendo tu copia de seguridad almacenada cómodamente en Microsoft Cloud. Tu copia de seguridad tiene una alta disponibilidad y está estrechamente integrada con tus directivas de contenido.

Almacenamiento por niveles

Un mayor contenido requiere costes más flexibles. El próximo año, también introduciremos el archivado de Syntex, que permite establecer reglas simples para mover el contenido menos crítico desde SharePoint y Microsoft Teams a un almacenamiento de menor coste, manteniéndolo en la nube con la seguridad y las búsquedas que necesites.

Administración de la seguridad y el contenido

Desde luego, la combinación de contenido y procesos en Syntex requiere capacidades de administración de primer nivel. Esa es la función de Syntex Protector, que:

• Garantiza que solo los recursos internos y externos aprobados puedan acceder al contenido confidencial con la seguridad avanzada de la biblioteca de documentos y la directiva de control de acceso restringido.
• Obtiene información sobre los sitios donde puede que la información se comparta en exceso, gracias a la IA que impulsa el nuevo informe de gobierno de acceso a datos.
• Involucra a los propietarios de los datos en las revisiones de acceso al sitio, para revisar y dar fe de los permisos del sitio y los controles de acceso existentes para su contenido, para que la seguridad refleje las necesidades del negocio.

El ecosistema de Syntex

Los partners de Microsoft han ayudado a ofrecer soluciones de contenido basadas en SharePoint y OneDrive a los clientes, expandiéndose para incluir capacidades de Microsoft Power Platform, Stream, Microsoft Purview, Temas Microsoft Viva y ahora Microsoft Syntex. Es un honor para nosotros presentar a nuestros Partners de lanzamiento de Microsoft Syntex:

“Syntex ha impulsado experiencias de inteligencia de contenido más complejas para nuestros clientes, ha creado mejores experiencias de búsqueda y conocimiento, y ha permitido una mayor integración de los procesos en el espacio de trabajo digital. La facilidad de uso y la potencia del aprendizaje automático y la IA ofrecen posibilidades que antes estaban fuera del alcance de muchos clientes.“

—Jesse Murray, vicepresidente sénior, Experiencia del empleado, Rightpoint.

Estamos agradecidos a la asociación con Adobe, Avanade, AvePoint, ClearPeople, Colligo, Content+Cloud, DocuSign, Lighthouse, Protiviti, Rightpoint, SparkHound, TCS, entre otros.

Estos partners y muchos otros trabajan con Microsoft a través del Programa de socios de IA de contenido (CAPP) de Microsoft. CAPP ayuda a nuestros partners ofreciendo soluciones que permitan que la transformación de tu enfoque de administración de contenidos sea práctica y factible. Si eres partner, puedes obtener más información sobre el programa, solicitar unirte o suscribirte a nuestro boletín.

Clientes que utilizan Syntex

El año pasado, clientes pioneros como Northumbrian Water Group, London Stock Exchange Group y Aurecon han confiado en Syntex para incorporar IA de contenido y transformación digital en sus operaciones, para modelar y mejorar el producto. Nos complace compartir más casos de éxito de clientes ahora que lanzamos Microsoft Syntex.

TaylorMade

TaylorMade Golf Company, fundada en 1979, es un proveedor global de equipamientos de golf. TaylorMade tiene una historia de ruptura con la tradición para alcanzar nuevos umbrales de rendimiento, y lidera el sector en la innovación de productos. Incorporan una gran precisión en todos los aspectos de sus operaciones y crean productos revolucionarios año tras año, atrayendo a muchos de los mejores golfistas.

El viaje de TaylorMade con Syntex empezó con su equipo legal y Lighthouse (un partner preferido de Microsoft CAPP). Necesitaban un sistema completo de administración de documentos para organizar y proteger los correos electrónicos, los archivos adjuntos y otros documentos por motivos de propiedad intelectual y registro de patentes.

Además de proteger y procesar documentos legales, también utilizan Syntex para explorar la incorporación de IA de contenido en el procesamiento de pedidos, recibos y otros documentos transaccionales para sus equipos de cuentas por pagar y finanzas. Obtén más información sobre TaylorMade y Syntex en nuestro nuevo caso de cliente.

¿Qué depara el futuro?

Los archivos y documentos juegan un papel clave en las aplicaciones modernas. Continuaremos utilizando Syntex para proporcionar almacenamiento optimizado por el desarrollador en la próxima generación de aplicaciones centradas en el contenido. En 2023, introduciremos nuevas API en Microsoft Graph para ayudarte a integrar IA de contenido en el flujo de aplicaciones, creando nuevas formas de aprovechar las inversiones en gestión de contenido de Microsoft directamente en tus aplicaciones. Si necesitas crear consultas que hagan búsquedas en todo tu contenido en Microsoft 365 (potencialmente miles de millones de archivos), Syntex te permitirá incorporar grandes conjuntos de datos en Azure Synapse Analytics para el modelado y el análisis de datos adicional. Podremos compartir más información sobre Syntex para desarrolladores en 2023.

Ya estamos trabajando con la siguiente oleada de partners e innovadores de productos (muchos de ellos incluidos en la lista anterior) para crear la próxima generación de aplicaciones de contenido con Syntex. Si deseas obtener más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Regístrate ya para utilizar Syntex.

Introducción a Microsoft Syntex

Microsoft Syntex ya está disponible, e incluye procesamiento de documentos, anotaciones, ensamble de contenidos, consulta de contenido, aceleradores y mucho más. A finales de este año habrá más servicios en la versión preliminar pública, y en 2023 se presentarán otros.

Esta semana en Microsoft Ignite, puedes obtener más información en la sesión de Jeff Teper, Introducción a Microsoft Syntex: IA de contenido para Microsoft Cloud (13 de octubre de 2022 a las 11:00, Hora del Pacífico).  Asimismo, consulta la página Introducción en el Centro de adopción de Syntex, que incluye todo el contenido de Microsoft Ignite, herramientas de evaluación, talleres, formación, demostraciones, investigación, guías de adopción y mucho más.

Por último, puedes obtener más información sobre Microsoft Syntex en el Podcast de Intrazone de hoy con Ian Story y Chris McNulty de Microsoft, así como con Alan Pelz-Sharpe (fundador de Deep Analysis). Y no te pierdas el nuevo programa de Microsoft Mechanics, Presentación de Microsoft Syntex, con Omar Shahine de Microsoft.